ADAMtools: Hilfe und Informationen

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Umfragen für Studium & Lehre

Allgemeine Infos

  • In ADAMtools können in der Kategorie Umfragen für Studium Lehre Angehörige der Universität Basel im Rahmen von Studium & Lehre Online-Befragungen selbständig erstellen, verwalten und durchführen.
  • Informieren Sie sich hier über die drei gängigsten Umfrage-Szenarien und deren Umsetzung sowie über die Möglichkeiten und Grenzen von Umfragen auf ADAMtools. 
  • Die Kategorie Umfragen für Studium & Lehre ist öffentlich, das heisst, sie ist auch anonym, also ohne Login, erreichbar. Nur so können dort offene Umfragen durchgeführt werden, an denen jede Person, die den Link hat oder in ADAMtools auf die Umfrage stösst, teilnehmen kann.
  • Da die Kategorie für die Umfragen ohne Login erreichbar ist, ist es wichtig, hier die für Ihr Szenario empfohlenen Einstellungen im Abschnitt Ergebnisse und dort bei Zugriff der Teilnehmer auf die Ergebnisse und Datenschutz vorzunehmen (siehe unten: Umfrage zu Ihrem Szenario anlegen).
  • Falls bei einer offenen Umfrage versehentlich bspw. den Umfrage-Teilnehmer:innen bzw. ILIAS-Benutzer:innen Zugriff auf die Ergebnisse gewährt und/oder beim Datenschutz Mit Namen gewählt wurde, können Unbefugte sehen, wer an der Umfrage teilgenommen hat und zudem Zugriff auf Personendaten erhalten, falls diese in Ihrer Umfrage erhoben wurden.
  • Bitte übernehmen Sie deshalb insbesondere bei offenen Umfragen (Szenario 1) die in den Szenarien empfohlenen wichtigen Einstellungen im Abschnitt Ergebnisse.
  • ADAMtools ist ein Teil von ADAM und deshalb wie ADAM für Massenumfragen (mehr als 300 Teilnehmende) weder vorgesehen noch geeignet (siehe auch Nutzungsvereinbarung der Lernplattform ADAM).
  • Bitte gefährden Sie nicht den reibungslosen Betrieb von ADAM und nutzen Sie für Massenumfragen EvaSys oder alternative Systeme.

Infos für Autoren

Die wohl gängigsten Szenarien für Umfragen im Kontext von Studium & Lehre sind:
  • Szenario 1: offene Umfrage mit anonymisierten Ergebnissen
    • offen: Jede Person, die den Link hat oder in ADAMtools auf die Umfrage stösst, kann teilnehmen.
    • anonymisiert: Ergebnisse sind komplett anonymisiert, auch bei in ADAM eingeloggten Personen, und können nur vom Autor eingesehen werden.
  • Szenario 2: Umfrage mit bekanntem Teilnehmendenkreis und teil-anonymisierten Ergebnissen
    • bekannter Teilnehmendenkreis: Die Mail-Adressen der Teilnehmenden sind bekannt. Alternativ können die Zugangsschlüssel ausgedruckt und an die Teilnehmenden ausgehändigt werden.
    • teil-anonymisiert: Personen ohne ADAM-Account und nicht-eingeloggte Personen erscheinen als Anonymous in den Ergebnissen. Bei eingeloggten ADAM-Nutzer:innen werden deren Namen den Ergebnissen zugeordnet. Wer einen ADAM-Account hat und an der Umfrage teilnimmt, kann also über die Anonymisierung seiner/ihrer Angaben entscheiden.
  • Szenario 3: Umfrage mit bekanntem Teilnehmendenkreis und anonymisierten Ergebnissen
    • bekannter Teilnehmendenkreis: Die Mail-Adressen der Teilnehmenden sind bekannt. Alternativ können die Zugangsschlüssel ausgedruckt und an die Teilnehmenden ausgehändigt werden.
    • anonymisiert: Ergebnisse sind anonymisiert, auch bei eingeloggten Personen, und können nur vom Autor eingesehen werden.
Der Datenschutz bei Umfragen ist sehr wichtig, deshalb sollten die Ergebnisse der Umfragen idealerweise anonymisiert werden (Szenario 1 und 3). Manchmal kann es jedoch sinnvoll sein, die Ergebnisse den Teilnehmenden zuzuordnen - beim Szenario 2 können die ADAM-Nutzer:innen selbst entscheiden, ob sie das möchten.
Diese drei gängigsten Umfrage-Szenarien im Kontext von Studium & Lehre können Sie mit den folgenden beiden Umfrage-Typen umsetzen:
  • Standard (Szenarien 1 und 2)
  • Umfrage mit bekanntem Teilnehmendenkreis und anonymisierten Ergebnissen (gleichnamiges Szenario 3)
Wenn Sie sich für ein Szenario entschieden haben, gehen Sie wie folgt vor:
  • Navigieren Sie in die für Sie passende Kategorie und erstellen Sie dort via Neues Objekt hinzufügen eine Umfrage.
    • Für die ersten zwei Szenarien wählen Sie den Typ Standard, für das dritte Szenario den gleichnamigen Typ Umfrage mit bekanntem Teilnehmendenkreis und anonymisierten Ergebnissen.
      • Die beiden weiteren Typen 360°-Feedback und Nur Selbst-Evaluation können Sie ignorieren.
  • Danach passen Sie im Reiter Einstellungen, wo erforderlich, den Default, also die vorgegebene Standardeinstellung, bei den drei wichtigsten Einstellungen (Zugangsschlüssel, Ergebniszugriff und Datenschutz)  an:
    • Szenario 1: Ergebnisse > Datenschutz > Default ändern zu: Ohne Namen / anonyme Umfrage
    • Szenario 2: Umfrage-Verwaltung: Zugriff: Default ändern, also Häkchen setzen bei: Authentifizierung mit Zugangsschlüsseln
    • Szenario 3: keinerlei Anpassungen
  • Bei Bedarf legen Sie weitere Einstellungen Ihrer Umfrage fest. 
  • Idealerweise informieren Sie die Teilnehmenden unter Informationen vor dem Umfragestart  über Datenschutz etc. (siehe auch unten: Wie kann ich interessierte Teilnehmende über den Datenschutz und den Zugriff auf die Ergebnisse informieren?)
  • Vergessen Sie nach Erstellung der Fragen auf keinen Fall, bei Verfügbarkeit ein Häkchen bei Online zu setzen oder die zeitlich begrenzte Verfügbarkeit mit Datum und Uhrzeit zu definieren, bevor Sie Teilnehmende zur Umfrage einladen oder den Link zur Umfrage veröffentlichen.
  • Um Ihre Umfrage wieder einfach zu finden, geben Sie Ihr einen sprechenden Titel und fügen Sie sie via Aktionspfeil Ihren Favoriten hinzu, die Sie via Persönlicher Arbeitsraum aufrufen können. Sie können die Umfrage auch finden via Magazin > Zuletzt besucht.
  • Wenn Sie Ihre Umfrage angelegt haben, können Sie im Reiter Fragen Ihre Fragen erstellen.
  • Es stehen Ihnen folgende Fragetypen zur Verfügung: Single-Choice Frage, Multiple Choice Frage, Matrixfrage, Metrische Frage und Freitext eingeben.
  • Wenn Sie eine neue Frage erstellen, können Sie unter Poolauswahl definieren, ob die neue Frage keinem, einem vorhandenen oder einem neuen Fragenpool (siehe unten) zugeordnet werden soll.
  • Statt eine neue Frage zu erstellen, haben Sie auch die Möglichkeit, Fragen aus einem von Ihnen schon angelegten Fragenpool zu verwenden (Aus Pool hinzufügen). 
  • Wenn Sie weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten der Fragen benötigen, gehen Sie auf den Reiter Fragen und rufen dann über das ? im Header oben rechts die kontext- und rechtesensitive ILIAS-Online-Hilfe auf. 
  • Wenn Sie die gleichen Fragen in mehreren Umfragen verwenden möchten, kann es sich lohnen, einen Fragenpool für Umfragen anzulegen. Das können Sie auf zweierlei Arten tun:
    • a) Sie können entweder zuerst die Fragen in einem Fragenpool anlegen, wofür Sie über Neues Objekt hinzufügen den Fragenpool für Umfragen auswählen. In diesem Fragenpool erstellen Sie neue Fragen genau gleich wie in einer Umfrage. Legen Sie dann wie oben beschrieben die Umfrage für Ihr Szenario an und fügen Sie dann die passenden Fragen aus dem zuvor erstellten Fragenpool der Umfrage ein.
    • b) Alternativ erstellen Sie die Fragen gleich in einer Umfrage und wählen an, dass die Frage auch gleich einem neuen bzw. wenn schon angelegt einem bestehenden Fragenpool zugeordnet werden soll.
  • Fragenpools sind nur für den Besitzer des Fragenpools sichtbar und können nur von diesem benutzt werden.
  • Vergessen Sie nicht, im Reiter Einstellungen bei Verfügbarkeit ein Häkchen bei Online zu setzen, bevor Sie den Fragenpool verwenden möchten.
  • Ihren Fragenpool finden Sie unten in der von Ihnen gewählten Unterkategorie und dort nach dem Abschnitt Umfragen im Abschnitt Fragenpools für Umfragen.
  • Wenn Sie weitere Informationen zum Erstellen und Bearbeiten des Fragenpools benötigen, gehen Sie in den Fragenpool und rufen dann über das ? im Header oben rechts die kontext- und rechtesensitive ILIAS-Online-Hilfe auf. 
Teilnehmende können Sie in Abhängigkeit vom gewählten Szenario zu Ihrer Umfrage einladen:
  • Szenario 1: offene Umfrage mit anonymisierten Ergebnissen
    • Den Link zu Ihrer Umfrage finden Sie im Reiter Info > Details anzeigen und dort dann nach Klick auf Weitere Information anzeigen im Abschnitt Zusätzliche Informationen bei Link zu dieser Seite.
    • Kopieren Sie diesen Link und kommunizieren Sie ihn bspw. per Mail oder Web-Seite an die potentiellen Teilnehmer:innen.
    • Jede Person, die den Link hat oder in ADAMtools auf die Umfrage stösst, kann teilnehmen. 
  • Szenario 2 und 3: Umfragen mit bekanntem Teilnehmendenkreis
    Erstellen Sie zunächst die Zugangsschlüssel (siehe ILIAS-Online-Hilfe: Zugangsschlüssel im ILIAS erstellen) und lassen Sie diese Ihren Teilnehmenden zukommen. Hierfür gibt es zwei Optionen, wobei die erste die gängigere ist:
    • Option a: Zugangsschlüssel per E-Mail versenden
      • Sind Ihnen die Mail-Adressen der Teilnehmenden bekannt, so können Sie, nachdem Sie die gewünschte Anzahl an Zugangsschlüsseln erstellt haben, sie auf diesem Wege zur Umfrage einladen:
        • Klicken Sie in der gewünschten Umfrage auf den Reiter Teilnehmer. 
        • Klicken Sie auf den Unterreiter Zugangsschlüssel und Nachrichten versenden.
        • ADAM öffnet eine neue Seite mit dem Entwurf der E-Mail für Ihre Teilnehmenden.
        • Erstellen Sie die Mail, legen Sie den Empfängerkreis fest und klicken Sie auf Abschicken.
    • Option b: Aushändigung der Zugangsschlüssel
      • Alternativ können Sie die ausgedruckten Zugangsschlüssel aushändigen und mitteilen, wo Ihre Umfrage auf ADAMtools zu finden ist.
      • Dort müssen die Teilnehmenden dann den Zugangsschlüssel eingeben, um an der Umfrage teilzunehmen.
    • Wenn Sie weitere Informationen zu Umfragen mit Zugangsschlüsseln benötigen, gehen Sie auf den Reiter Teilnehmer und dort auf den Unterreiter Zugangsschlüssel und rufen dann über das ? im Header oben rechts die kontext- und rechtesensitive ILIAS-Online-Hilfe auf.
  • Die Ergebnisse Ihrer Umfrage können Sie im Reiter Ergebnisse einsehen.
  • Die Ergebnisse sind anonymisiert (Szenario 1 und 2) bzw. teil-anonymisiert (Szenario 3: nur Ergebnisse von nicht eingeloggten Personen sind anonymisiert)
  • Dort können Sie die Daten auch über den Button Export entweder als Microsoft-Excel-Datei oder als CSV-Datei herunterladen.
  • Aus Gründen des Datenschutzes sollten Teilnehmende einer Umfrage keinen Zugriff auf die Ergebnisse haben.
  • Falls die Umfrage im Team erstellt und koordiniert werden soll, so können Sie hierfür in einem der beiden Bereiche für Arbeitsgruppen auf ADAMtools eine Gruppe erstellen und nutzen.
  • Die fertig erstellte Umfrage können Sie von dort in die für Sie passende Unterkategorie hier in der Umfrage-Kategorie kopieren.
  • Wählen Sie hierfür auf Ebene der Umfrage den Aktionspfeil rechts und dort im Kontextmenü den Eintrag kopieren.
  • Danach wählen Sie im Magazin-Baum die Kategorie Umfrage für Studium & Lehre, wählen dort die für Ihre Umfrage passende Kategorie und klicken abschliessend auf den Button Einfügen.
  • Sie befinden sich nun am Zielort der Umfrage.
  • In den Einstellungen der Umfrage können Sie die automatisch erstellte Endung (-Kopie) im Titel löschen.
Im Reiter Einstellungen > Ergebnisse können Sie definieren, wer Zugriff auf die Ergebnisse der Umfrage hat.
Im Folgenden bekommen Sie einen Überblick über alle drei Optionen:
  • Teilnehmer haben keinen Zugriff auf Ergebnisse: Nur Benutzer, welche die Umfrage bearbeiten können (Recht 'Einstellungen bearbeiten') haben Zugriff auf die Ergebnisse der Umfrage.
    • Nur Sie als Autor haben Zugriff auf die Ergebnisse.
    • Diese Einstellung ist systemseitig vorausgewählt, wir empfehlen Ihnen, sie so zu belassen.
  • Alle registrierten ILIAS-Benutzer können auf die Ergebnisse zugreifen: Alle registrierten Benutzer, welche Zugriff auf die Umfrage haben, können auch deren Ergebnisse einsehen.
    • Die Einsicht bezieht sich auf die summativen Ergebnisse und nicht auf die individuellen.
  • Alle Teilnehmer der Umfrage haben Zugriff auf die Ergebnisse: Alle Benutzer, die an der Umfrage teilgenommen haben, können deren Ergebnisse einsehen, nachdem sie die Umfrage abgeschlossen haben. 
    • Die Einsicht bezieht sich auf die summativen Ergebnisse und nicht auf die individuellen.
  • Im Reiter Einstellungen können Sie im Abschnitt Ergebnisse aus verschiedenen Optionen beim Zugriff der Teilnehmer auf die Ergebnisse und beim Datenschutz wählen.
  • Die von Ihnen gewählten Eigenschaften werden den Teilnehmenden vom System leider etwas versteckt zur Verfügung gestellt.
  • Um sie zu sehen, klicken Teilnehmende in der Umfrage bei Details anzeigen auf weitere Informationen anzeigen und finden dann dort unter Allgemeine Einstellungen die gewünschten Informationen.
Nutzer:innenfreundlicher ist es, wenn Sie den Teilnehmer:innen zudem zu Beginn der Umfrage Informationen zum Datenschutz, dem Zugriff auf die Ergebnisse etc. prominent bereitstellen. Für Sie als Autor der Umfrage ist dies zwar etwas aufwändiger, bietet aber auch die Möglichkeit, die Teilnahmebereitschaft zu erhöhen. Falls Sie diese Möglichkeit nutzen möchten, gehen Sie wie folgt vor:
  • In den Einstellungen Ihrer Umfrage finden Sie den Abschnitt Informationen vor dem Umfragestart.
  • Nutzen Sie dieses Freitextfeld, um bspw. den Teilnehmenden mitzuteilen, ob die Ergebnisse anonymisiert werden, wer Einblick in die Ergebnisse hat oder um sie über die Ziele der Umfrage zu informieren.
  • Dieser Text wird nun allen, die Zugang zur Umfrage haben und diese aufrufen, dauerhaft und prominent im Reiter Info angezeigt.

Infos für Teilnehmende

  • Falls der Autor der Umfrage Informationen vor dem Umfragestart hinterlegt hat und Sie dort über den Zugriff der Teilnehmer auf die Ergebnisse und den Datenschutz informiert, so finden Sie die gewählten Optionen direkt nach Aufruf der Umfrage im Reiter Info.
  • Falls diese Möglichkeit nicht genutzt wurde, so klicken Sie am gleichen Ort bei Details anzeigen auf den Link weitere Informationen anzeigen. Dort können Sie unter Allgemeine Einstellungen die Informationen zum Datenschutz einsehen.
Das vom Autor Ihrer Umfrage umgesetzte Szenario legt fest, ob und wie Sie Zugang zur Umfrage haben und wer Einsicht in die Ergebnisse bekommt. Im Rahmen der Umfrage werden Sie idealerweise auch darüber informiert. Im Folgenden sind die gängigsten Umfrage-Szenarien für Studium & Lehre gelistet:
  • Szenario 1: offene Umfrage mit anonymisierten Ergebnissen
    • offen: Jede Person, die den Link hat oder in ADAMtools auf die Umfrage stösst, kann teilnehmen.
    • anonymisiert: Ergebnisse sind anonymisiert, auch bei in ADAM eingeloggten Personen, und können nur vom Autor eingesehen werden.
  • Szenario 2: Umfrage mit bekanntem Teilnehmendenkreis und teil-anonymisierten Ergebnissen
    • bekannter Teilnehmendenkreis: Die Mail-Adressen der Teilnehmenden sind bekannt. Alternativ können die Zugangsschlüssel ausgedruckt und an die Teilnehmenden ausgehändigt werden.
    • teil-anonymisiert: Nicht-eingeloggte Personen und Personen ohne ADAM-Account erscheinen als Anonymous in den Ergebnissen. Bei eingeloggten ADAM-Nutzer:innen werden deren Namen den Ergebnissen zugeordnet. Hier können Sie als Teilnehmer:in anhand des Login-Status also entscheiden, ob Ihre Angaben anonymisiert oder mit Ihrem Namen geknüpft werden sollen.
  • Szenario 3: Umfrage mit bekanntem Teilnehmendenkreis und anonymisierten Ergebnissen
    • bekannter Teilnehmendenkreis: Die Mail-Adressen der Teilnehmenden sind bekannt. Alternativ können die Zugangsschlüssel ausgedruckt und an die Teilnehmenden ausgehändigt werden.
    • anonymisiert: Ergebnisse sind komplett anonymisiert, auch bei eingeloggten Personen, und können nur vom Autor eingesehen werden.

Zuletzt geändert: 11. Jul 2023, 13:38, Röder, Heidi [heidi.roeder@unibas.ch]